Comment faire/rédiger un cahier des charges ?

Qu'est-ce que le cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document, utilisé pour une gestion de projet réussie, qui définit le plan de gestion d'un projet dans son ensemble. Il liste les besoins, les objectifs, les contraintes, les fonctionnalités attendues, les délais et le budget.

Utilisée en interne ou en externe, un cahier des charges peut devenir contractuelle dans le cas d'une signature de service, et est obligatoire dans le cas d'un appel d'offres.

Voici une courte vidéo qui vous introduira à ce qu'est le cahier des charges :

A quoi sert la rédaction du cahier des charges ?

Le cahier des charges peut être utilisé pour :

• obtenir des autorisations pour démarrer un projet (immobilier par exemple),

• réfléchir aux objectifs et les fixer,

• attribuer les priorités du projet,

• aider les parties prenantes clés à vous donner des conseils plus pertinents,

• Estimer le budget, les ressources et les livrables du projet nécessaires à la réussite.

Concrètement, cette documentation servira de base à la planification et à la gestion d'un projet. Le processus de développement ne peut pas démarrer sans des spécifications sur le projet complètes.

Qui rédige le cahier des charges du projet ?

Idéalement, le cahier des charges d'un projet devrait être rédigé par les personnes qui initie le projet. Il peut s'agir principalement du chef de projet ou du maître d'ouvrage.

N'hésitez pas à vous entourer d'experts qui peuvent vous conseiller, tandis que vous collectez des informations auprès des utilisateurs finaux et des clients, car ce seront eux, après tout, qui utiliseront la solution.

Si vous avez fait appel à un tiers entrepreneur, comme une agence web, il vous suffit de valider les différents éléments et de vous assurer que la portée du projet a été couverte.

Exemple-de-cahier-des-charges

.docx

Télécharger DOCX • 27KB

Partie 1 : La rédaction du cahier des charges

Pour rédiger un cahier des charges, suivez ces étapes simples

Si c'est la première fois que vous créez ce type de documentation, nous vous recommandons d'inclure les informations que vous trouvez les plus utiles. Il est important de noter que plus vous détaillerez votre charte de projet, plus elle sera convaincante et elle servira de référence clé pour toutes les parties prenantes du projet.

Vous trouverez ci-dessous une liste de 10 éléments à inclure dans le cahier des charges de votre projet.

Etape 1 : Présenter l'entreprise

Cette première partie donne une description rapide de l'entreprise afin que les tiers comprennent à qui ils ont à faire. La présentation doit comprendre :

• votre secteur d'activité,

• votre cœur de métier,

• vos produits ou services phares,

• les acteurs clés du projet.

Ici, il ne faut pas trop rentrer dans les détails, il faut surtout lister les informations clés sur votre entreprise afin qu'une personne puisse comprendre en quelques lignes les objectifs de votre projet.

Etape 2 : Nommer le projet

Pour commencer, vous devez utiliser un titre descriptif lorsque vous nommez votre projet. Par exemple, nommer votre projet « campagne commerciale » peut ne pas être pertinent car il ne décrit pas l'objectif du projet et ne différencie pas ledit projet des autres.

Cependant, si un titre tel que « Campagne commerciale internationale pour générer de nouveaux prospects en Europe » est utilisé, vous informerez immédiatement les lecteurs de l'objectif de la campagne.

Etape 3 : Présenter le projet

Maintenant, il est important de présenter le projet.

Favorisez des phrases courtes. Trois mots d'ordre : précision, concision et clarté. Comme dit l'adage : "trop d'information tue l'information".

Etape 4 : Identifier le contexte

Le contexte de projet doit contenir notamment la description de l'environnement de travail (moyens et techniques, référentiels, directives et contraintes du projet, etc.) et de l'organisation de projet (participants, rôles et l'organisation des tâches, etc.)

Etape 5 : Faire l'analyse et l'expression des besoins fonctionnels

Chaque projet a des objectifs différents. C'est pourquoi il est essentiel de les connaître pour aller dans la bonne direction et prendre les bonnes décisions. Vos objectifs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps).

il faut décrire la solution à travers :

• L’analyse et l’expression de ses besoins fonctionnels ;

• Ses contraintes techniques et son architecture ;

• Toutes les exigences particulières inhérentes au projet.

Exemple :

Besoins fonctionnels : accéder aux fonctionnalités de www.monsite.com à partir de l’application mobile (consultation de profils, lecture d’articles), utiliser une messagerie instantanée pour fluidifier la communication entre les membres du site…

Contraintes : développement en Java et en Objective C, application destinée à Android et à iOS (deux versions), soumission et déploiement

Etape 6 : Définissez votre cible

En décrivant vos cibles avec précision, vous aurez de grandes chances de les atteindre. Ce n'est pas un exercice facile à faire, mais il vous fera gagner beaucoup de temps une fois le travail effectué.

Décrivez votre persona marketing, c'est-à-dire le profil fictif de votre client idéal, avec un maximum d'informations (âge, centres d'intérêt…).

Pour glaner ces informations, vous pouvez :

• posez des questions à vos utilisateurs ;

• analyser les informations de vos prospects ;

• lire les discussions sur les forums traitant de leurs problèmes ;

• recueillir des informations plus précises via l'utilisation de formulaires de contact ou de téléchargement.

Etape 7 : Identifiez vos concurrents

Afin de positionner votre projet avec succès, vous devez connaître vos concurrents principaux et secondaires, leurs forces et faiblesses, ainsi que vos arguments de vente uniques.

Ensuite, vous êtes libre de déterminer votre positionnement en proposant quelque chose de fondamentalement nouveau ou meilleur.

Etape 8 : Utilisez une charte graphique

Il est recommandé de rédiger cette partie lorsque vous disposez déjà d'une charte graphique et que vous souhaitez la conserver pour le projet. Il peut également être utilisé si vous souhaitez créer une nouvelle charte graphique dans la lignée de la précédente.

Etape 9. Définissez le budget de votre projet

Décomposez la structure des coûts du projet et d'où proviendront les fonds. Cette section pourrait également énumérer toutes les ressources et matériaux supplémentaires estimés nécessaires pour exécuter votre projet et s'assurer qu'il répond à vos ressources.

Etape 10 : Définir un agenda

Fixez une date limite à laquelle le projet doit être lancé. Comme pour le budget, ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour terminer chaque élément et soyez réaliste.

Pour les projets complexes, n'hésitez pas à fixer différents jalons et à réaliser un planning sous forme de diagramme de Gantt.

Et voici une vidéo bonus qui vous aidera surement à réaliser votre expression du besoin !