什么是需求说明书？
需求说明书是一份用于成功开展项目管理的文档，它整体上界定了一个项目的管理方案。它列出需求、目标、约束条件、预期功能、期限和预算。
需求说明书既可用于内部，也可用于外部；在签署服务合同的情况下，它可以成为合同的一部分，而在招标的情况下则是必备文件。
下面这段短视频将向您介绍什么是需求说明书：
编写需求说明书有什么用？
需求说明书可以用于：
- 取得启动项目所需的批准（例如房地产项目），
- 思考并确定目标，
- 划分项目的优先级，
- 帮助关键利益相关方向您提供更贴切的建议，
- 估算项目成功所需的预算、资源和交付物。
具体而言，这份文档将成为项目规划与管理的基础。在项目规格说明不完整的情况下，开发流程无法启动。
由谁来编写项目的需求说明书？
理想情况下，项目的需求说明书应由发起该项目的人来编写。这主要可以是项目负责人或业主方。
不妨请一些能为您提供建议的专家参与，同时向最终用户和客户收集信息，毕竟他们才是将来使用这套解决方案的人。
如果您委托了第三方承包商，例如一家网络公司，那么您只需确认各项内容，并确保项目范围已经被完整覆盖。
第一部分：编写需求说明书
要编写需求说明书，请遵循以下几个简单的步骤
如果这是您第一次编写这类文档，我们建议您把自己认为最有用的信息写进去。需要注意的是，项目章程写得越详细，就越有说服力，也越能成为所有项目利益相关方的重要参考。
下面是项目需求说明书中应包含的 10 项内容清单。
第 1 步：介绍企业
第一部分对企业作简要介绍，以便第三方了解他们面对的是谁。介绍应包含：
- 您所处的行业，
- 您的核心业务，
- 您的主打产品或服务，
- 项目的关键参与方。
这里不必写得过于细致，重点是列出关于贵企业的关键信息，让读者用几行字就能理解您项目的目标。
第 2 步：为项目命名
首先，为项目命名时应使用一个描述性的标题。例如，把项目命名为「商业推广活动」可能并不合适，因为它既没有说明项目的目标，也无法与其他项目区分开来。
然而，如果使用「面向欧洲市场开发新潜在客户的国际商业推广活动」这样的标题，读者立刻就能了解这项活动的目标。
第 3 步：介绍项目
接下来，对项目本身作介绍很重要。
建议使用短句。三条要领：准确、简洁、清晰。正如那句老话所说：「信息太多等于没有信息」。
第 4 步：明确背景
项目背景尤其应当包含对工作环境的描述（手段与技术、参考标准、项目的指导方针与约束条件等），以及对项目组织方式的描述（参与人员、角色分工与任务组织等）。
第 5 步：分析并表达功能需求
每个项目的目标各不相同。因此，了解这些目标至关重要，只有这样才能朝正确的方向前进并做出正确的决策。您的目标应当符合 SMART 原则（具体、可衡量、可实现、相关、有时限）。
需要从以下几个方面描述解决方案：
- 功能需求的分析与表达；
- 技术约束及其架构；
- 项目所固有的一切特殊要求。
示例：
功能需求：从移动应用访问 www.monsite.com 的各项功能（查看个人资料、阅读文章），使用即时通讯功能以促进站点成员之间的沟通……
约束条件：使用 Java 和 Objective C 开发，应用面向 Android 和 iOS（两个版本），提交与发布
第 6 步：确定您的目标人群
准确描述目标人群，您就更有可能触达他们。这并不是一件容易的事，但一旦完成，会为您节省大量时间。
请描述您的营销角色画像，也就是理想客户的虚拟形象，并尽可能提供丰富的信息（年龄、兴趣爱好等）。
为了收集这些信息，您可以：
- 向您的用户提问；
- 分析潜在客户的信息；
- 阅读论坛上讨论他们所遇问题的帖子；
- 通过联系表单或下载表单收集更精确的信息。
第 7 步：识别您的竞争对手
为了让项目成功定位，您需要了解自己的主要和次要竞争对手、他们的优势与劣势，以及您自身独特的卖点。
随后，您就可以自由地确定自己的定位，提出某种从根本上更新或更好的东西。
第 8 步：使用视觉识别规范
如果您已经拥有一套视觉识别规范并希望在项目中沿用它，那么建议撰写这一部分。如果您希望在原有规范的基础上创建一套新的视觉识别规范，这一部分同样适用。
第 9 步：确定项目预算
拆解项目的成本构成以及资金来源。这一部分还可以列出执行项目所估算需要的全部额外资源与物资，并确认它们与您所拥有的资源相匹配。
第 10 步：制定时间表
确定项目必须启动的最后期限。与预算一样，不要低估完成每一项内容所需的时间，务必保持现实。
对于复杂的项目，不妨设定多个里程碑，并以甘特图的形式制定进度计划。
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