¿Qué es el pliego de condiciones?
Un pliego de condiciones es un documento, utilizado para una gestión de proyectos exitosa, que define el plan de gestión de un proyecto en su conjunto. Enumera las necesidades, los objetivos, las restricciones, las funcionalidades esperadas, los plazos y el presupuesto.
Utilizado interna o externamente, un pliego de condiciones puede adquirir valor contractual en caso de firma de una prestación de servicios, y es obligatorio en el caso de una licitación.
He aquí un breve vídeo que le introducirá en lo que es el pliego de condiciones:
¿Para qué sirve la redacción del pliego de condiciones?
El pliego de condiciones puede utilizarse para:
- obtener autorizaciones para iniciar un proyecto (inmobiliario, por ejemplo),
- reflexionar sobre los objetivos y fijarlos,
- asignar las prioridades del proyecto,
- ayudar a las partes interesadas clave a darle consejos más pertinentes,
- estimar el presupuesto, los recursos y los entregables del proyecto necesarios para su éxito.
En concreto, esta documentación servirá de base para la planificación y la gestión de un proyecto. El proceso de desarrollo no puede comenzar sin unas especificaciones completas sobre el proyecto.
¿Quién redacta el pliego de condiciones del proyecto?
Idealmente, el pliego de condiciones de un proyecto debería redactarlo quienes inician el proyecto. Puede tratarse principalmente del jefe de proyecto o del promotor del proyecto.
No dude en rodearse de expertos que puedan aconsejarle, mientras usted recopila información de los usuarios finales y de los clientes, porque, al fin y al cabo, serán ellos quienes utilicen la solución.
Si ha recurrido a un tercero contratista, como una agencia web, le basta con validar los distintos elementos y asegurarse de que se ha cubierto el alcance del proyecto.
Parte 1: la redacción del pliego de condiciones
Para redactar un pliego de condiciones, siga estos pasos sencillos
Si es la primera vez que crea este tipo de documentación, le recomendamos que incluya la información que le resulte más útil. Es importante señalar que cuanto más detalle su carta de proyecto, más convincente será y servirá de referencia clave para todas las partes interesadas del proyecto.
A continuación encontrará una lista de 10 elementos que hay que incluir en el pliego de condiciones de su proyecto.
Paso 1: presentar la empresa
Esta primera parte ofrece una descripción rápida de la empresa para que los terceros comprendan con quién están tratando. La presentación debe incluir:
- su sector de actividad,
- su actividad principal,
- sus productos o servicios estrella,
- los actores clave del proyecto.
Aquí no hay que entrar demasiado en detalles; sobre todo hay que enumerar la información clave sobre su empresa para que una persona pueda comprender en unas pocas líneas los objetivos de su proyecto.
Paso 2: nombrar el proyecto
Para empezar, debe utilizar un título descriptivo al nombrar su proyecto. Por ejemplo, llamar a su proyecto «campaña comercial» puede no ser pertinente, porque no describe el objetivo del proyecto ni lo diferencia de los demás.
En cambio, si se utiliza un título como «Campaña comercial internacional para generar nuevos clientes potenciales en Europa», informará de inmediato a los lectores del objetivo de la campaña.
Paso 3: presentar el proyecto
Ahora es importante presentar el proyecto.
Favorezca las frases cortas. Tres consignas: precisión, concisión y claridad. Como dice el refrán: "demasiada información mata la información".
Paso 4: identificar el contexto
El contexto del proyecto debe contener, en particular, la descripción del entorno de trabajo (medios y técnicas, referenciales, directrices y restricciones del proyecto, etc.) y de la organización del proyecto (participantes, funciones y organización de las tareas, etc.)
Paso 5: hacer el análisis y la expresión de las necesidades funcionales
Cada proyecto tiene objetivos distintos. Por eso es esencial conocerlos para ir en la dirección correcta y tomar las decisiones adecuadas. Sus objetivos deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y limitados en el tiempo).
hay que describir la solución a través de:
- El análisis y la expresión de sus necesidades funcionales;
- Sus restricciones técnicas y su arquitectura;
- Todas las exigencias particulares inherentes al proyecto.
Ejemplo:
Necesidades funcionales: acceder a las funcionalidades de www.monsite.com desde la aplicación móvil (consulta de perfiles, lectura de artículos), utilizar una mensajería instantánea para agilizar la comunicación entre los miembros del sitio…
Restricciones: desarrollo en Java y en Objective C, aplicación destinada a Android y a iOS (dos versiones), envío y despliegue
Paso 6: defina su público objetivo
Si describe sus públicos objetivo con precisión, tendrá muchas posibilidades de alcanzarlos. No es un ejercicio fácil de hacer, pero le hará ganar mucho tiempo una vez realizado el trabajo.
Describa su persona de marketing, es decir, el perfil ficticio de su cliente ideal, con el máximo de información (edad, intereses…).
Para reunir esa información, puede:
- hacer preguntas a sus usuarios;
- analizar la información de sus clientes potenciales;
- leer las conversaciones en los foros que tratan de sus problemas;
- recabar información más precisa mediante el uso de formularios de contacto o de descarga.
Paso 7: identifique a sus competidores
Para posicionar su proyecto con éxito, debe conocer a sus competidores principales y secundarios, sus fortalezas y debilidades, así como sus argumentos de venta únicos.
Después, es libre de determinar su posicionamiento proponiendo algo fundamentalmente nuevo o mejor.
Paso 8: utilice un manual de identidad gráfica
Se recomienda redactar esta parte cuando usted ya dispone de un manual de identidad gráfica y desea conservarlo para el proyecto. También puede utilizarse si desea crear un nuevo manual de identidad gráfica en la línea del anterior.
Paso 9. Defina el presupuesto de su proyecto
Desglose la estructura de costes del proyecto y de dónde procederán los fondos. Esta sección también podría enumerar todos los recursos y materiales adicionales estimados necesarios para ejecutar su proyecto y asegurarse de que se ajusta a sus recursos.
Paso 10: definir un calendario
Fije una fecha límite en la que el proyecto deba lanzarse. Igual que con el presupuesto, no subestime el tiempo necesario para terminar cada elemento y sea realista.
Para los proyectos complejos, no dude en fijar distintos hitos y en elaborar una planificación en forma de diagrama de Gantt.
El artículo original llevaba documentos adjuntos («Exemple-de-cahier-des-charges.docx»): el widget de descarga del antiguo editor no los trasladó al archivo y no se vuelven a publicar. El artículo terminaba con la remisión a un vídeo que el archivo no ha conservado: se ha retirado la frase que lo anunciaba.